Privacybeleid

Tijdens het lidmaatschap van Scouting Stella Maris - St. Willibrordus ben je niet alleen lid van de vereniging maar ook automatisch lid van Scouting Nederland. Met dit privacybeleid willen wij je graag informeren waarom en hoe wij jouw persoonsgegevens verwerken, gebruiken en bewaren.

Persoonsgegevens

De persoonsgegevens die wij gebruiken zijn je naam, adres, leeftijd, telefoonnummer, en e-mailadres. Foto’s en gezondheidsgegevens vallen onder je bijzondere persoonsgegevens en mogen alleen met expliciete toestemming worden gebruikt. Het BSN nummer mag nimmer worden geregistreerd.

Privacystatement

De verwerking van jouw persoonsgegevens gaat via het ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is te lezen op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

Het lidmaatschap wordt geregistreerd door middel van het “aanmeldingsformulier”. Enkel de ledenadministratie heeft inzicht tot dit formulier en deze wordt aldaar bewaard, totdat uw lidmaatschap effectief wordt en de gegevens worden geregistreerd in Scouts Online (SOL). Het originele formulier wordt digitaal bewaard in SOL. De hardcopy wordt vernietigd. In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege-)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie zoals allergieën of medicijngebruik. Deze gegevens mogen wij alleen registeren met expliciete toestemming van de ouder/verzorger.
Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger. Deze informatie zal te allen tijden zorgvuldig worden bewaard en is alleen inzichtelijk voor de speltakleiding.

Gezondheidsformulier

Scouting Stella - Maris St. Willibrordus hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving,
toch kan het soms nodig zijn om een arts in te schakelen. Tijdens kamp is het noodzakelijk dat de (bege-)leiding van de jeugdleden beschikt over de juiste informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën en/of medicijngebruik, voor deze gelegenheid maken wij gebruik van een gezondheidsformulier. Deze dient per hardcopy door de ouders te worden ingevuld en ingeleverd bij de leiding. De ingeleverde formulieren worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en zijn alleen inzichtelijk voor de leiding die verantwoordelijk is voor de medische zorg.

Financiële gegevens

De contributie wordt niet via een doorlopende machtiging afgehandeld en ieder lid of
ouder/verzorger van het lid maakt de contributie over op de daarvoor bestemde rekening. Alleen de penningmeester van Stella Maris - St. Willibrordus heeft inzicht in deze gegevens.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen met adres gegevens en telefoonnummers van ouders/verzorgers. In geval van nood kan de leiding de ouders/
verzorgers zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak, en worden in de een afgesloten kast op het clubhuis bewaard. Deze contactlijsten worden na afloop van het seizoen zorgvuldig vernietigd. Deze lijsten worden door de leidinggevende niet gekopieerd of via de mail verspreidt.

Beeldmateriaal

Scouting Stella - Maris St. Willibrordus maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten als
herinnering en ten behoeve van promotie van onze vereniging. Dit beeldmateriaal kunnen wij publiceren via onze Social Media kanalen. Het beeldmateriaal wat gebruikt wordt in plaatselijke kranten is alleen beeldmateriaal wat ook op onze social media kanalen te vinden is en zijn dus altijd van personen die goedkeuring hebben verleent.
Bij lidmaatschap wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal.
Gegeven toestemmingen kunnen op een later tijdstip altijd worden ingetrokken, dit kunt u via de speltakleiding aangeven.

Website

Op http://www.wilste.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en de bezoekersstatistieken.

Communicatie

Het privacybeleid van Scouting Nederland is te vinden op www.scouting.nl/privacy. Het privacybeleid van Scouting Stella Maris - St. Willibrordus is terug te vinden op http://www.wilste.nl/privacybeleid en op te vragen bij het secretariaat: secretaris@wilste.nl.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol
datalekken verwerkers’ (binnen 72 uur) gemeld bij Scouting Nederland. Daar wordt
beoordeeld of het datalek veroorzaakt is door Scouting Nederland of door de vereniging
waarna het daadwerkelijke datalek wordt gemeld bij de toezichthouders. Na melding van
een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Versie 1.0 - December 2018